Zukunft der Arbeit in der Kommunalverwaltung

 

 

Begrüßung der 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 30 Kommunen durch Ursula Liphardt als Vorstandsmitglied des Demografie-Experten e.V. im Namen der CEBU.

CEBU-Team: v.l.n.r.: Claudia Severin, Ernst Hermann, Ursula Liphardt, Bettina Jäkel-Schmidt

 

 

Reimund Overhage begrüßt im Namen des BMAS und stellt die Aktivitäten der INQA vor.

 

Prof. Dr. Gottfried Richenhagen 

 

In der Keynote „Digitalisierung und Agilität Trends oder Modeworte für die Zukunft der Kommunalverwaltung“ leitete Prof. Dr. Gottfried Richenhagen, FOM Hochschule, Direktor des ifpm, Institut für Public Management, von den Fragen an die neue Arbeitswelt und den technischen Herausforderungen über die noch vorherrschende Max-Weber-Welt in der Kommunalverwaltung ab, dass in der VUCA1-Welt Agilität unumgänglich ist. Allerdings müssen Kommunen quasi zweigleisig fahren: Bei (technischen) Dienstleistungen und Innovationen agil handeln und dabei als Gerüst Hierarchien und Strukturen der Max-Weber-Welt beibehalten bzw. behutsam verändern. -

 

In der Workshop Runde 1 wurden in den vier Foren die folgenden Themen diskutiert:

 

  1. „FührDiv: Führung in der digitalisierten kommunalen Verwaltung“          
  2. „Motivierte Mitarbeitende durch neue Arbeitsorganisation: Führen in Teilzeit und mobiles Arbeiten“
  3. „Innovative Verwaltung - Strategie, Prozess- und Projektmanagement“
  4. Forum „Betriebsnachbarschaften als Chance für betriebliches Gesundheitsmanagement in einer Kommune“

 

Die Kernaussagen zu diesen Foren lassen sich wie folgt zusammenfassen:

 

  1. Im digitalen Wandel sind Führen von virtuellen Teams oder Zusammenarbeit auf Distanz Beispiele für neue Herausforderungen. Nachweislich braucht es für Führungskräfte nicht nur neue Qualifikationen, sondern auch Kompetenzen. Das Projekt FührDiv leistet dazu seinen Beitrag und unterstützt aktiv das kommunale Schlüsselpersonal in den Themenfeldern Führung, Teamentwicklung, Mitbestimmung und digitale Kompetenzen. Dabei werden „Blaupausen“ zum Vorgehen in Kommunen entwickelt und zur Verfügung gestellt.
  2. Das Forum „Motivierte Mitarbeitende durch neue Arbeitsorganisation: Führen in Teilzeit und mobiles Arbeiten“ orientierte sich an einem in 2017 von einer Gruppe Gleichstellungsbeauftragter erstellten Leitfaden „Frauen in Führung & Führen in Teilzeit – Handreichung für die Praxis“. In der Diskussion wurden die unterschiedliche kommunale Wahrnehmung und Herangehensweise sichtbar. Im Resümee bestätigten sich die Erkenntnisse des Leitfadens, dass es flexible Arbeitsorte und Arbeitszeiten sowie Teilzeitangebote braucht, wenn man mehr Frauen in Führungspositionen bringen möchte. Gelänge es gleichzeitig auch Männern vergleichbare Modelle anzubieten, könnte dies eine Kultur der Chancengleichheit für die berufliche Entwicklung fördern.
  3. Wie man die Prozesse einer Behörde vor dem Hintergrund ihrer definierten Ziele systematisch und kontinuierlich gestaltet kann wurde in einem weiteren Forum diskutiert. Als unabdingbar wurde erkannt, dass Prozess-und Veränderungsmanagement gemeinsam zu betrachten und die Mitarbeiter dabei zwingend einzubeziehen sind. Durch die gesellschaftlichen und technischen Veränderungen wird strukturiertes Handeln in den Verwaltungen unumgänglich und Prozessmanagement kann zu einem dauerhaften Verwaltungssteuerungsinstrument werden, welches zudem breite Transparenz sichert. Kritisch angemerkt wurde, dass sich auch die lokale Politik in die Prozesse mit einbinden lassen muss.
  4. Im Forum Betriebsnachbarschaften und betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) wurde diskutiert, wie sich kleine und mittlere Unternehmen/ Organisationen/Verwaltungen zusammenschließen könnten, um ein gemeinsames Gesundheitsmanagement einzurichten. Dabei wurden drei Fragen aufgeworfen: Wie kann man das Thema transportieren, wie kann man Unternehmen und Organisationen für eine aktive Beteiligung gewinnen und welche Player könnten dabei unterstützen? Als Best Practice Beispiel lohnt sich ein Blick nach Korschenbroich, wo man in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsförderung erste kleine und erlebbare Ergebnisse aufweisen kann. Mehr unter: https://betriebsnachbarschaft-korschenbroich.de/

 

In der Workshop Runde 2 wurden nachfolgende Themen in den Foren diskutiert:

 

  1. „Mit INQA Checks Handlungsbedarfe erkennen und Prioritäten setzen“
  2. „Zusammenarbeit der Generationen – so gelingt New Work“
  3. „Mit systematischer Personalentwicklung die Attraktivität als Arbeitgeber sichern“
  4. „Kein Stress mit dem Stress - wie wir psychische Gesundheit in der ÖV fördern können“

 

Die wichtigsten Ergebnisse in der Zusammenfassung:

 

  1. Bei der Bewertung und Anwendung der INQA Checks wurde bestätigt, dass die Checks nicht nur hilfreich für die eigene Standortanalyse in den Säulen „Personalführung“, „Diversity“, „Gesundheit“ und „Wissen und Kompetenz“ sind, sondern insbesondere auch Maßnahmen und Ideen zur Umsetzung beinhalten. Besonders interessant waren hierfür beispielhaft Konzepte zur Wissensweitergabe in der Altersnachfolge. Einige Teilnehmer*innen haben sich spontan bereit erklärt als Praktiker bei der weiteren Anpassung der INQA Checks mitzuwirken.

 

  1. Heute sind junge Generationen eher selbständig und offen. Zu beobachten ist, dass sie nicht immer mehr loyal und respektvoll in der Organisation agieren. Häufig sind sie aber sehr loyal Themen gegenüber. In diesem Workshop wurden die Herausforderungen der Zusammenarbeit der Generationen bspw. in altersgemischten Teams diskutiert. Dabei wurde herausgearbeitet, dass Mitarbeitende jeder Generation selbst gut wissen, was sie im Rahmen von „New Work“ benötigen, um gut zu kooperieren. Deshalb sind Beteiligungsformen in denen die Selbstverantwortung gefragt ist, besonders wirksam.
  2. Die Stadt Wuppertal hat vor dem Hintergrund der immer knapper werdenden Ressource „Personal“ ein Personalentwicklungskonzept mit sieben Zielvorgaben erstellt. Eines der dominanten Ziele des Konzepts stellt das Thema „externes und internes Personalmarketing“ dar. Pragmatisch wurden im Forum Wege diskutiert, wie man das Image und die Attraktivität einer Kommunalverwaltung als Arbeitgeberin durch Marketingmaßnahmen (z.B. Auslandsaufenthalte in Partnerstädten/moderne Kommunikationswege/ Nachwuchs-Kampagnen an Schulen…) und eine gezielte Außendarstellung steigern kann. Diskutiert wurde auch, aktiv die Rekrutierungsbasis bspw. durch die frühe Rückkehr von Müttern aus Elternzeit zu erweitern.
  3. In einem weiteren Forum der 2. Workshop-Runde wurde das Thema Stress diskutiert. Stress auslösende Veränderungen und Faktoren wurden thematisiert und umfangreichen Materialien und Instrumente von psyGa- psychische Gesundheit in der Arbeitswelt vorgestellt: www.psyga.de. Festgehalten wurde auch, dass es kein standardisiertes Verfahren gibt, in ein BGM in der Verwaltung einzusteigen; vielmehr bietet es sich an, Anlässe und Situationen zielgerichtet zu nutzen.
  4.  

 

Podium und Abschlussimpuls zur zukunftsfähigen Unternehmenskultur

 

Wie eine innovative Unternehmenskultur in der Kommunalverwaltung entstehen kann wurde mit der Podiumsdiskussion beantwortet. Am Beispiel der Stadt Rheinbach wurde erläutert, wie sich die Wirtschaftsförderung mit den Handlungsfeldern der Politik und Verwaltung so verzahnt, dass innovative Impulse freigesetzt werden können. Nachvollziehbar wurde weiterhin verdeutlicht, wie sich die Unternehmenskultur, die Art von Führung und Zusammenarbeit an neue Herausforderungen anpassen müssen. Als Schlüsselbegriffe wurden benannt: eine zu akzeptierende Fehlerkultur, eine mehr auf Selbstverantwortung und Informationstransparenz bauende Führung sowie der verstärkte Einbezug des individuellen Mitarbeiters.  

 

Lutz Stratmann lieferte in seinem wertvollen abschließenden Beitrag einen zusammenfassenden Blick auf die aktuellen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Veränderungen und wie die Beschäftigten in der Kommunalverwaltung herausgefordert sind. Auf anschauliche Weise konnte er darstellen, dass die komplexe Multiproblemlage nur mit Programmen und Systematiken angegangen werden können, die eine Kommunalverwaltung in Schritten nach ihrem spezifischen Bedarf durchleitet. Hierzu dient die Vorgehensweise und die Begleitung im Entwicklungsprozess des „INQA Audits Zukunftsfähige Unternehmenskultur“.

Resümee

 

Die Vertreter der teilnehmenden Kommunen kamen zumeist erstmalig mit INQA in Berührung. Ihr Feedback zur Veranstaltung war durchweg positiv und unsere Absicht, die TN zu informieren, Erfahrungen auszutauschen und anzuregen, eigene Positionen zu hinterfragen, wurde erreicht. Mit der Breite der Themen konnten für die kommunalen Mitarbeiter eine Vielzahl von wertvollen Impulsen gesetzt werden. In Gesprächen und den Foren wurde aber auch deutlich, dass es in den einzelnen Kommunalverwaltungen unterschiedliche Entwicklungsstände bezüglich moderner Formen der Arbeitsgestaltung gibt. So fanden die Vorstellung eines strategischen Personalentwicklungskonzepts und der Aufbau von Prozess- und Projektorganisation verstärktes Interesse. Dies lässt auf einen Nachholbedarf schließen, dem mit weiteren Veranstaltungen oder der Erstellung von Zukunftskonzepten begegnet werden könnte.

 

Hier noch einige Teilnehmerstimmen aus dem Feedback:

 

  • Vielen Dank an das tolle Team, das angenehme Rahmenbedingungen geschafft hat - obwohl die Veranstaltung für die Teilnehmer*innen kostenlos war. Das Format hat Lust auf mehr gemacht, gerade weil jede*r Besucher*in offen war und sich vernetzen wollte. Dadurch konnte ich einige neue Kontakte knüpfen und mir für meine praktische Arbeit tolle Anregungen holen.
  • Die Moderation bei jedem Slot; Organisation; Aufgreifen von Begrifflichkeiten an der Pinnwand, sodass der Referent weiter diskutieren konnte.
  • Organisation, Qualität sowie der Praxisbezug

Weitere Impressionen der Veranstaltung im Video: https://www.youtube.com/watch?v=kq19bQ6ncTQ

 

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1VUCA ist eine Abkürzung für die Begriffe volatility (Unbeständigkeit], uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komplexität) und ambiguity (Mehrdeutigkeit).


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